皆さん、おはようございます。
昨日は、雑サロにて、Evernoteについてのさまざまな実験を行いました。

全部が全部わかったわけではないのですが、昨日学んだことを、メモにしておきましたので、参考にしてください。

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1.Evernoteの概要
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http://evernote.com/intl/jp/

Evernoteとは、ノートを取るようにさまざまな情報を蓄積するソフトウェアないしウェブサービスである。
パソコンやスマートフォン、一部携帯電話で使用可能なの個人用ドキュメント管理システムである。
今や代表的なクラウド・コンピューティング・サービスであり、1台の端末で入力した情報は、数秒から数分後には他の端末でも自在に読むことができる。

2.記録できる情報
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概ね、文字情報(文字ノート)、音声情報(音声ノート)、写真(写真ノート)、Webクリッピング(Web頁をクリップしたノート)の4つの情報の記録に使っている方が多い。
有料のPC版の場合、記録できるファイル形式の幅が広く、動画情報なども記録可能。
無料版はこの点やや制限があるが、Word、Excel、PowerPoint、PDFファイルは扱うことが可能である。
もっとも、これらのビジネス文書ファイルは、個人や法人のハードディスク(Dropboxを含む)で管理されることが多く、容量制限の厳しい(たとえ有料版であっても)Evernoteでは大きなサイズのファイルを扱うことには限界がある(容量制限については後述)。
メモ取りアプリと割り切ったほうがよいというユーザーが多い。
※無料版・有料版の正式名称は、それぞれスタンダード版・プレミアム版。

3.ノートブックとタグ
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Evernoteの参考書・ノウハウ書籍がこぞって紹介しているのが、ノートブック機能とタグ機能である。

(1) ノートブック機能
ノートブック機能とは、パソコンのハードディスクに置き換えれば、フォルダのようなものである。つまり、各ノートを分類する機能である。

私自身は分類が嫌いな人間なので、今やノートブックは基本的に2つしか作っていない。
「Business」と「Private」だけである。
それ以外の分類はしようと思ってもうまくいかないので、ノートブック機能は最小限にとどめている。
※ 「中小企業診断士」「企業研修」というノートブックを作っていた場合、「○○銀行での中小企業診断士研修」に関するノートを作成した場合、分類できなくなるからである。

いつでも、キーワードと日時の両面から、必要な情報にはアクセスできるので、「分類」の必要はほとんどない…というのが、Evernoteの特徴であろう。したがって、「ノートブック」による情報分類は必要最低限でよいと考える。

(2) タグ機能
1つのノートに対し、いろいろなタグをつけておける…という機能である。
Evernoteの一大特徴といわれる機能だが、これまた現在はほとんど使っていない。
マルチ・ワードによる全文検索がかけられるのであれば、特に設定する必要はないからである。
歩きながら、音声でメモをノートをつくり保存するだけならどうということはないが、そのノートにタイトルをつけたり、タグをつけたり、…という作業は面倒なだけである。
というわけで、個人的には、ヘビーユーザーほどタグ機能は使わなくなるのではないか、と感じている。

4.OCR機能と検索方法
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Evernoteを愛用するようになると蓄積されるメモの量はあっという間にとてつもない量になる。
2年ほど使用している私の場合で、Evernoteのノート数(メモ数)はおよそ7,000。
ハードディスクに入っている通常のExcelやWordファイルの合計数が20年分でおよそ14,000であるから、とてつもない速度で増えていることがわかる。

「これだけたくさんのノート(メモ)があったのでは、検索がたいへんではないか?」

という方もいらっしゃると思うが、この点は問題ない。

Evernoteには強力なOCR機能がある。
手書き文字、板書、レシート、書類、名刺、新聞記事等、およそ文字の書かれているものを写真にとって保存さえすれば、数分から十数分で「勝手に」OCRをかけてくれるため、その後は自由に検索が可能になる。
マルチ単語検索に対応しているので、「経営教育」「千代田区」「竹永」で、私の名刺には容易にアクセスすることが可能になる。

不完全ながら、日本語文字の手書きについてもOCRをかけてくれる。
この機能は以前にもご紹介しているが相当助かる。
議事録などを板書などする際には、重要なキーワードやタイトル、日付、会議の参加者の名前などだけは「丁寧に」描いてから撮影し、Evernoteに保存しておけば、その議事録板書の検索はしやすくなる。

たとえ、文字検索がは不可能な場合でも(【例】文字がきたなくて、認識されない等)、手帳やカレンダーでその会議なり打ち合わせの日程がわかれば、日時により検索をかけ、同様にその議事録板書の写真には数分以内にアクセス可能である。

一方で、昨今のスマフォ等における音声入力の急激な進歩により、音声ノートの保存(音声メモの保存)の価値は相対的に低下している。
理由は簡単。
音声ノート(音声メモ)は後から「検索」できないために、情報の山に埋もれてしまうからである。
私自身、数百の音声ノートを保存してあるが、必要な音声ノートに到達するためには、1つ1つのノートを開いて聞いていくしかない。
文字と違ってOCRがかかっていないためである。
もちろん、1つ1つの音声ノートに名前をつける、タグをつけるといったことをやっていれば別であるが、そもそも音声ノートを記録する状況というのは、両手がふさがっているなど、文字が打てない場合の緊急避難が多いので、「名無しの権兵衛」が前提となることが圧倒的に多い。

音声ノート(音声メモ)自体の価値は相対的に低下しているが、一方で、音声入力による文字ノート(テキスト・ファイル)の利便性は向上している。
たとえば、iPhone4Sの場合、3行程度の簡単な文章の場合、ゆっくりと正確に発音すれば、固有名詞を除き、ほぼ確実に変換してくれる。
何度も紹介しているサービスだが、恐るべき入力方法であり、Evernoteとの併用の効果は絶大である。
アイディアを「忘れる」確率は一気に低下した。

このように、Evernoteの検索機能は現在の他のアプリやサービスと比較しても第一級のものである。
しかし、Evernoteはアイディア創造システムではないので、検索して抽出した情報をどう活用し、そこから何を生み出すのかは、使用している「人間」の問題になる。
ここから先はEvernoteは助けてはくれないのである笑

5.スタンダード版とプレミアム版
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Evernoteには、無料サービスと有料サービスとがある。
http://evernote.com/intl/jp/premium/

スタンダード版(無料版)では毎月のアップロード容量制限(サービスを利用するにあたっての保存容量そのものに制限はない)が 60MB であり、 同期されるファイル形式に制限がある。
月額 450 円または年額 4000 円(ドル決済も可能)の会費を支払うことでプレミアム会員となり、毎月のアップロード制限容量が 1GB まで拡大される。
データがSSLで強化され、全てのファイル形式が同期されるようにもなる。
さらに、オプションでアップロード容量を ¥450/GB で追加購入することもできるようになる。

どちらの会員にも容量制限はある。
1つのノートの最大サイズは無料アカウントで25MB、プレミアムアカウントで50MBまでであり、このサイズを超えるファイルは保存できない。

なお、調べてみると、次のような制限もある。

① プレミアムアカウントで有効となるPDFファイルの自動OCRについては、1ファイル25MB、ページ数100ページ以下のファイルのみがインデックスが作成されて検索対象となる。ファイルサイズが25MB~50MB、もしくは100ページを超えるPDFファイルの場合はユーザー自らがOCRをかけてアップロードすれば検索可能となる。
② 1ユーザの最大ノート数が10万ノートである(プレミアムアカウントであっても無限に保存できるわけではない)

 
5.名刺管理への利用者の急増
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多くの情報がインターネットで検索できる時代、個人でデータを保存すること自体の価値も相対的に低下している。
EvernoteのWebクリッピング機能はすばらしいが、わざわざクリッピングしなくても、そのページがネット上から消されない限りはアクセスが可能であり、

「クリップしたけど、あんまりあとから見ないなあ」

という声も多い。

一方で、ネットでは絶対に手に入らない情報、たとえば、会議の議事録の板書映像の情報や名刺の情報においては、Evernoteの価値は高い。
特に、名刺管理アプリとしてEvernoteを使っている方は、私も周りにも非常に多い。

Evernoteの場合、JPGで記録しておけば、自動的にOCRをかけてくれる。
名刺の場合も、写真にとり、JPGで記録するのがベストである。

JPG化して、

「1名刺1写真1ノート」

として記録しておけば、外出先などでも実にスムーズに当該人物の名刺を発見できる。
さきほどの「経営教育」「竹永」での検索を思い出していただきたい。

異動などにより、1人の名刺がどんどん変わる場合もあるが、その場合、一番直近の名刺を見れば済む話であり、昔の名刺データを整理するとか、捨てるといった作業も事実上不要である。

カメラではなく、スキャナーで数十枚の名刺を一気にスキャンする場合でも、JPG化するのがベストである。
PDFで保存すると、その時読み込んだ名刺全体で1ファイルとなってしまうため、

「1名刺1写真1ノート」

の形にならないからである。
加えて、OCRはスキャナーかパソコン側に依存する形になるため、Evernoteに保存するまでの工程が複雑になってしまう。

「何も考えずに写真にとって保存すれば、あとはEvernoteがなんとかしてくれる」

という発想を持つと、とても楽になる。

ただし、Evernoteにはいわゆるデータベース・アプリが持っているような高度な検索機能はない。
あくまでも、外出中に、次に伺うクライアントの住所が知りたくなって、以前に交換した名詞を「読みたい」という場合に、その名詞の情報にアクセスできる…という程度のものでしかない。

「年賀状を送りたい相手の住所録を作りたい」

ということであれば、それはそれで別管理が必要である。
たとえば、年間1,000枚の名刺をもらうからと言って、1,000枚全員に年賀状を出すわけではないだろうから、そのうちの特に重要な150枚を人為的に抽出し、別途、名刺管理アプリを使うなどして、住所録を作成する必要がある…ということである。

iPhoneやiPadを使っている方であれば、ワールドカードモバイルというアプリが人気だし、パソコンやMacにはすでに山のように名刺管理アプリがあるので、少数の重要な相手に対しては別管理すればよいだろう。あらゆる名刺管理アプリに言えることだが、OCRの認識率はたかが知れていて、必ず人為的にそれを修正する作業が発生する。
(現在なら、カイバーをはじめるいくつかの解決策があるにせよ、高価だし、まだまだ一般的ではない。)

1,000人全員にこういった細かい住所録作りをするのは、パレート分析的に考えても「ムダ」であり、ざっくりと写真だけとっておき、Evernoteに収める…以上! で終わらせるのが健全であり、簡単だろうという話である。

6.PDFファイル内の文字情報の検索
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「無料会員でも、PDFファイル内の文字も認識されますよ」

という方が多いので調べてみた。

Evernote側が、PDF内の文字を認識するのは、そのPDFファイルが、あらかじめタイプされたテキストであったり、スキャナーやパソコン側でOCRをかけた情報を持っている場合だけのようである。おそらくは、そういうPDFファイルについて

「文字が認識される」

と思われていたのだろう。

逆に言えば、PDFファイルの画像部分の文字については、Evernoteでは認識されない(有料版でも無理なはずだが、これはまだ実験していないm(__)m)。
たとえば、紙の書類をスキャンして、特にOCRをかけずに、PDFをノートに保存した場合、Evernoteは、そのノートに書かれている文字を認識することはできない。
よって、検索することもできない。
Evernote側がOCRをかけてくれるのは、あくまでもJPGについてのみなのである。

私達の通常の感覚で言えば、文字検索しやすいのはPDFであり、JPGは役に立たないことが多い…のだが、Evernoteの場合は逆になる。

したがって、後々のことを考えると、

「文字が入った写真をとったらEvernoteに保存しよう」

が鉄則になる。
こうしておけば、後日、その写真にアクセスしたいと思った時に、文字情報が検索キーになってくれる可能性があるからである。

Evernoteのホームページにはこんな記載がある。

「Evernote OCR 技術は、PDF 内のタイプされたテキストを検索可能にするだけでなく、画像内の手書き文字の検索とインデックス作成も可能です。手書き文字が見つかりインデックス付けされる確率を高めるには、以下のガイドラインに従って下さい。

手書き文字を含む画像は、PDF ではなく JPG画像として Evernote に追加して下さい。PDF ファイルは、タイプされたテキストを含む文書やスキャンしたページに適したフォーマットです。一方手書きのテキストは、PDF ファイルではインデックスが作成されません。
手書きの文字の場合、筆跡が明瞭なほど、正確に検索用インデックスされる可能性が高いと言えま​​す。文字が雑に書かれ、読みとりにくい場合は、Evernote でも書かれた文字を判別できない場合が多くなります。」

http://jp.support.evernote.com/link/portal/16051/16073/Article/2536/-Evernote

※Evernoteのホームページ(http://evernote.com/intl/jp/premium/)を見ると、無料版ではPDFファイル内の検索ができない…となっているが、あらかじめOCRがかかっている場合は「検索できる」…という友人も多く、この点は未確認である。どうも、このあたりがよくわからない笑

また、次のような記述もある。

「OCR ソフトウェアには常に改良を加えていますが、OCR ソリューションは完璧ではないため、中には間違っていたり、まったくインデックスが付けられていないテキストもあるのでご注意下さい。」

http://jp.support.evernote.com/link/portal/16051/16073/Article/2536/-Evernote

なるほど。
であれば、今のうちにとにかく写真にしておけば、数年後には、もっともっと認識率が高まっているかもしれないわけである。

「備えよ常に!」

の精神で、とにかく、撮りためておこう。
手書き文字の認識率が上がれば、いずれ、手書きの資料とデジタル資料の境目がなくなる時代がくるやもしれない。

なお、スマフォのカメラアプリやスキャナーアプリの大半は今やEvernoteと連動しているので、アプリ内に写真データを保存するに留めず、特に文字情報の入っている写真をとった場合には、速やかにEvernoteに転送することをお勧めする。これで、

「文字入り写真の保存先の一元化」

が叶うのである。

7.派生アプリの活用
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ここから先はiOSを使っている方(iPhone、iPad)のみを対象とした情報提供である。
Evernoteは立ち上げて、新規ノートを開くまで、あるいは、写真ノートとすべき写真を撮影するまでのステップが多い。

「すぐにメモを取りたい」

という方にとってはこの工程の多さは実に不愉快である。

そこで、次の2つの派生アプリの使用をおすすめしたい。

(1) FastEver
常に新規ノート(文字ノート)が立ち上がるアプリ。アイコンをクリックするだけで立ち上がる。私が普段最も使っているアプリはこれである。キーボード入力することも多いが、最近では、音声入力することも多くなった。
iPhoneのSiriを使い始めたときに、結局はSiriなんかどうでもよいと思ったが、音声入力機能だけは「使える」と思った。今や、FastEver+音声入力が私のもっとも重要な入力装置になりつつある。

(2) FastEverSnap
(1)のカメラ版。アイコンを押せば撮影可能になり、シャッターを押して、この映像を「使用」を押せば、撮った写真はそのままEvernoteに送られる
最近では、
「文字の入った写真はFastEverSnapで、文字の入っていない写真はカメラアプリで」
と使い分けている。つまり、会議の議事録や板書、書類の一部を写真に収める際には、FastEverSnapを使い、飲み会の風景写真や子供の運動会にはカメラアプリを使う…ということである。

さらにもう1つ。
パソコンやMacのブラウザー(インターネットエクスプローラー、Chrome、ファイヤーフォックス、Safari等)でWebを見ている際に、

「これは保存しておきたいな」

というページがあれば、各ブラウザーにWebClipperという機能を足せば、そのアイコンを押すたびに、Webの内容は保存できるようになる。
http://evernote.com/intl/jp/evernote/
これはEvernoteの代表的な機能であり、既に使っている方も多いと思う。

ところが、

「同じことが、iPhoneやiPadではできない」

というのが、愛用者にとっては長年の(というと大げさだが)不満だった。
この不満を解消したのが次にご紹介する「EverWebClipper」であり、現在、iPhone版、iPad版両方が販売されている。

(3) EverWebClipper
iPhoneやiPadを使って、SafariでWebを見ているときに、必要なページを自在にクリップしてくれるアプリである。
ブックマークレットというしくみを使うので、いささか初期設定がわかりにくい(操作が複雑と言うよりも、なんでそんな操作が必要なのか、体感的にわかりにくい)のが難点である。
実際のインストール、初期設定の方法はいろいろなところで紹介されているので、ここでは割愛するが、2分くらいで設定は完了してしまうので、ためらわずに導入していただきたい。
これにより、iPhoneやiPadで、つまり、SafariでWebを見ていた際に、保存したいページが出てきたら、ワンタッチでそのページがEvernote上に保存できるようになる。

8.テキスト・エディタとしてのEvernote
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初期のEvernoteは割と頻繁に「落ちる」ことが多く、長文を書く人間にとっては、「信用度」が低かった。
たとえば、雑誌原稿やブログの原稿をEvernoteで書くことには一抹の不安があった。
しかし、現在のEvernoteは非常に安定しており、エディターとして使う方が多いことも納得できる

ただし、私自身はエディターとしては使用していない。
長文を書くときには、長年、Wordでいきなり書き始めるか、あるいは、パソコンまたはMacにインストールしたエディター・アプリを使ってきたからである。

パソコンやMacにはさまざまなエディタがあり、Windows時代には「秀丸」を、Macになってからは 「Mi」を愛用している私だが、Miはちょっと不安定であり(使い勝手はよいのだが、突然立ち上がらなくなり、再インストールしなければならなくなることが多い)、最近は、デフォルトの「テキストエディット」に切り替えている。

過去20年近くにわたって蓄積されたテキスト・ファイルという資産があるので、私の場合、原則としてEvernoteをエディターとしては使っていない。
今からEvernoteを使い始めると、テキスト・ファイルの保存場所が2箇所に分散してしまい、一括検索ができなくなってしまうからである。
長文についてのテキスト・ファイルは、パソコンまたはMacのエディター・アプリで作成し、Dropboxに保存…という方法に一元化している。

9.Evernote情報の他人との共有
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Dropboxや他のクラウド・コンピューティング・サービス同様に可能である(最近まで知らなかったのだが笑)。
iOSやAndroidからの設定方法は確認していないが、パソコンやMacであれば、簡単に設定できる。
共有したい相手のメールアドレスさえわかっていれば、相手を招待できる。

手順としては、

① 相手(複数でも可能)と共有したいノートを設定する(【例】山口・竹永連絡用ノート)
② 相手を招待する
③ 相手の承諾を待つ

というだけである。

ただし、①を設定しないと、自分のプライベートなノート全体がいきなり、相手と共有化されてしまうことになり、大変恥ずかしい思いをするので要注意。
かならず、最初に「共有ノート」を新規作成するべきであろう。

もっとも、他人との情報の共有化にはEvernoteに頼らずとも、他にもたくさんの手段がある。
宅ふぁいる便やFireStorage、Dropboxなどである。大きなファイルのやりとりを伴うのであれば、これらのサービスを使うほうが自然だろう。

ノートの共有機能を使えば、

「Evernoteをチャット的に使える」

という方もいらっしゃるが、だったら最初からチャット機能に特化したアプリを使ったほうが使い勝手はよいだろう。

10.スケジュール管理
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Evernote単独でのスケジュール管理は難しいだろう。
一部のカレンダーアプリではEvernoteの情報をリンクする機能があるようだが、あまり一般的ではないようである。

11.Facebook情報の検索手段としてのEvernote
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Facebookの個人ページには検索機能がないため、自らの過去の記事を参照したいと思った時に不便を感じる方は多いだろう。
私もその一人である。

しかし、数カ月前に知り合った「FBログ」というアプリ(ASPの一種のようだ)を使えば、無料で簡単に過去の自分のウォール全体を保存することができ、全文検索も可能になる。

http://fblog.jp/

このFBログには付帯機能があり、ウォールの内容を1日ごとに1ページとして、Evernoteに転送してくれる…というものである。

完全に、FBログとの二重管理にはなってしまうのだが、自動生成されるため、困ることはないため、私も併用している。
FBログでもEvernoteでも、Facebookに作成した記事をすべて読むことができるのはたいへん便利である。