（「ビジネス雑談サロン」の議題に合わせて、今年の７月にブログにアップした内容を一部書き換えて、再掲しました。）

 

経営戦略とは直接関係がないのですが、マネジメントに関するノウハウなのでアップします。先ほど、Twitterのフォロワーの方からご質問がありました。

私のつぶやいた内容は、次のとおり。

「名刺管理ソフトを使わなくなって久しい。名刺をイベントごとに束ね、束ごとにScanSnapでスキャンし、できあがったPDFにイベント名をつけ、Dropboxに入放りこんでおけばよい。MacのSpotlightの検索能力は抜群の速度。常に数秒以内に見たい名刺に到達できるようになった。」（140字　笑）

中小企業診断士試験の模範解答ではありません笑

「もう少し詳しく知りたい」というリプライ（返信されたツイット）を頂きました。

ご質問にお答えいたします。

結論。

Mac＋ScanSnap＋Dropbox

で、最もシンプルな名刺管理はできてしまいます。

うちの場合、会社組織ですから、名刺は総務の担当社員が、全部、名刺管理ソフトを使ってデータベースを作ってくれています。GoogleAppを使っていますので。

しかし、ネットがつながっていないと見られませんし、文字情報だけになってしまうと、けっこう、アクセスしたい「名刺の主」が見つからないことがあります。

「名刺の絵柄」
「名刺の図柄」
「名刺のイメージ」

で記憶をしている場合というのが多いですよね。
そこで、会社による管理とは別に、私は自分が出会った方の名刺は「画像情報」付きで管理しています。

これが、かつての名刺ソフトを使うとたいへんでした。インターフェイスが複雑だったからです。ソフトが変わると移行も大変。頭が痛くなります。

そこで、私の場合は、次のかなり簡単な作業だけで名刺を管理しています。
使うファイルはpdfだけ。

その手順を見てみましょう。

１．取り込み編

富士通ScanSnapS1500（家のiMacに常設、iMac自体も常に立ち上がっている状態）の蓋を開いて、一束の名刺（【例】「昨夜の名刺交換会でもらった名刺」「日曜日の理論政策更新研修で知り合った方」）をScanSnapに流しこみ、両面・カラースキャンします。

私の場合、ScanSnapのスキャン映像の保存先は、Dropboxの中に自分で作ったフォルダ「スキャン画像一時保管」というフォルダに指定されています。これは事前に一度だけ設定すればいい話。
毎回固定です。

富士通ScanSnapには優れたＯＣＲソフトが付いていますので、取り込んだ画像データは自動的にＯＣＲソフトにより、解読され、テキストデータ（文字情報）を持ったＰＤＦファイルとして保存されます。

２．保存編

保存されたＰＤＦファイル（複数の名刺画像が入って１ファイルになっている）には、自動生成された日付名に、「昨夜の名刺交換会でもらった名刺」「日曜日の理論政策更新研修で知り合った方」等を加えて、ファイル名を書き換えます。
私の場合、次のように名前をつけなおします。

「名刺　2011.06.20　日曜日の理論政策更新研修で知り合った方.pdf」

といった感じです。
トップに「名刺」とあるのは、後日、名刺のpdfファイルだけを検索したい時への備えです。

以上。これだけ。私が行う作業はここまで。

あとは、Dropboxが勝手にやってくれます。

Dropboxはクラウド型のStorageですから、私が使っている２台のMacBookAir、iMac、Mac mini、iPhone、２台のiPad、ThinkPad　合計８台の端末、どのハードディスク（またはＳＳＤ）にも、取り込んだ名刺情報は保存されています。モノの数秒後の話です。

つまり、私が名刺の画像を取り込めば、ここまでの作業はすべて、勝手に「機械」（古臭い言葉ですが）がやってくれちゃうわけです。

３．検索編

で、出先で、誰かの名刺を見つけたくなったら、MacBook Airを開き（インスタント・オンが売りものですから１秒程度で立ち上がります）、右上の「スポットライト」というアプリを開き、「竹永亮」「山口正浩」と、お相手の方の名前を入力します。

１秒かからず、当該名刺が入ったＰＤＦファイルが発見され、表示されます。

あとは、指定されたファイルを開き、もう一度、

「文書内の検索」

で「竹永亮」「山口正浩」と、相手の名前を検索します。

またまた１秒程度で、その名刺のページに到達します。

住所、電話番号、メールアドレスが全部、書かれていますから、あとは、なんとでもなります。

名刺自体の保存作業としては、人間は

①　名刺を束ねて、スキャンする
②　生成されたテキストデータ付きＰＤＦファイルに適当な名前をつけておく

だけをやればよいことになります。

複雑な作業だと名刺管理は続きません。
いかに作業を簡単にするか…がポイントです。

これ以上簡単な方法が出てくればうれしいですが、①②に該当する作業だけは、どう考えても残りますよね。高度なアンドロイド秘書でもでてこないうちは笑…
できれば、美人アンドロイドがいいな…
む？　よく考えると、アンドロイドというと今や「人造人間」「人形ロボット」としてはあまり認識されず、iPhone、iPadのライバルの意味になりますね。

写真出典：©東映・石ノ森プロ

「りんご（Apple）」の対語が「みかん（Orange）」だった時代は遠に過ぎ去り、今や、対語は「人造人間（Android）」なのですね。