皆さん、こんにちは。
今日は、私の友人たちの間でけっこう議論になっている富士通の「神・スキャナー」、ScanSnapS1500を用いた文書、書籍、名刺の管理法について解説します。
すでにおやりになっている方も多いと思いますが、私自身、やり方をだいぶん改めましたので、参考にしてください。特に、Evernoteと連携した名刺管理については、「できる」という方と「いうまくいかない」という方がいらっしゃり、私自身、実験してみたくなったわけです。
今まで、名刺はPCF化して、MacのSpotlightで検索していた私ですが、「街角で立ったままではMacが使えない」わけであり、その際、iPhoneやiPadを使って、つまり、EvernoteやDropboxを使って検索しなければならないわけですが、
① iPhone・iPad版のEvernoteはPDFの検索がうまくできない(いきなりの全文検索ができません。ファイルを指定すれば中は見られるのですが…)
② iPhone・iPad版のDropboxはPDFの検索がうまくできない(検索の場合「3文字以上」という指定があります。人名は2文字が多いですから、これでは使い物になりません)
という問題にぶち当たり、
やはり、宮脇さん(友人のコンサルタント)の推薦するとおり、
「ScanSnapでスキャンしJPEGとして一枚一枚ファイル化し、Evernoteに送り、Evernote上でOCRをかける」
という方法をしばらく併用することにしました(もっとも、Evernoteという特定のサービスへの依存だけ…というのは怖いので、従来行なってきたPDF化もしばらく併用します。二度手間ですが笑)。
名刺管理については最後に述べることにいたしまして、まずは、文書と書籍のスキャンからお話しましょう。
1.ScanSnapの読み取り設定機能
実はScanSnapには「読み取り設定」という機能があります。
たとえば、カラー文書と白黒文書では、スキャンの設定が当然異なります。名刺と書籍でも違います。
それを毎回いちいち設定変更するのは面倒臭いものです。また、設定を頻繁に変更していると、同じシリーズの書籍でも、誤って前回とは違う設定で読み込んでしまう…というミスや不統一が生じる可能性もあります。
しかし、予め、読み取り設定を指定しておけば、名詞の場合はこの設定、文書ファイルの場合にはこの設定、書籍の場合にはこの設定…と、簡単に使い分けることができます。
以下は、私の読み取り設定リストです。現在は、次の6種類を使い分けています。
では、このあとは、各々の設定について、細かく見て行きましょう。
2.白黒文書のPDF化
ビジネス・プライベートを問わず、一番頻度が高いのがこの設定です。
(1) アプリ選択
スキャンした後に自動的に立ち上がるアプリの指定です。この設定では、私は特にアプリを指定していません。確認したい方は、AdobeAcrobatやMacのデフォルトアプリであるプレビューなどを指定しておけばよいでしょう。
(2) 保存先
スキャンした文書の保存先です。私は文書を分類しない人間なので、すべて「過去の文書」に流し込みます。Windowsをお使いの方であれば、「My Documents」など、フォルダを指定すればよいでしょう。
(3) 読み取りモード
① 画質の選択
画質については、いろいろ試した結果、写真集や画集を保存するのではない限り、「スーパーファイン」で十分だと思います。ScanSnapにはこの上の「エクセレント」という画質もあるのですが、確かに綺麗に撮れるのですが、これですと、読み取り速度がかなり遅くなりますし、データのサイズも大きくなります。Evernote(有料版)の最大画像サイズが50MBですから、Evernoteに保存を考えている方は、ファイルのサイズには十分注意してください。一方、Dropbox(有料版)への保存を考えている方は、ファイルのサイズの制限はありません。しかし、それでも、あまりに大きなファイルは、同期に時間がかかりますので、できれば避けたいものです。
② カラーモードの選択
一番ファイルサイズが小さくなるのは「白黒」であり、私も長らくこれを使ってきたのですが、「グレー」にしたほうがはるかにきれいで見やすいです。ファイルサイズは倍くらいになってしまうのですが(それでもカラーよりは小さい)、最近は「グレー」に固定しています。
③ 読み取り面の設定
「両面読み取り」にしていますが、スキャンすべき文書が片面の場合、「片面読み取り」に手動で変更しています。間違えて、両面読み取りでスキャンした後であっても、AdobeAcrobatなどで、PDFファイルは加工できますから、要らないページは削除可能です。
(4) ファイル形式
当然、PDFを指定しています。また、ビジネス文書の場合、概ね10枚以内の資料が多いので、この時点でOCRまでかけてしまいたいので、「検索可能なPDFにします」はオンにしてあります。概ね1分くらいで終わります。
(5) 原稿
他の設定の場合も含め、ほぼ「サイズ自動検出」のまま固定です。
(6) ファイルサイズ
他の設定の場合も含め、ほぼ一番左側に固定しています。圧縮率が弱く、ファイルサイズが大きくなる設定です。
3.カラー文書のPDF化
チラシやパンフレット、カラー印刷されたグラフ等の資料をスキャンする場合に使います。
(1) アプリ選択
スキャンした後に自動的に立ち上がるアプリの指定です。この設定では、私は特にアプリを指定していません。確認したい方は、AdobeAcrobatやMacのデフォルトアプリであるプレビューなどを指定しておけばよいでしょう。
(2) 保存先
スキャンした文書の保存先です。私は文書を分類しない人間なので、すべて「過去の文書」に流し込みます。Windowsをお使いの方であれば、「My Documents」など、フォルダを指定すればよいでしょう。
(3) 読み取りモード
① 画質の選択
画質については、いろいろ試した結果、写真集や画集を保存するのではない限り、「スーパーファイン」で十分だと思います。
② カラーモードの選択
当然、「カラー」に固定しています。
③ 読み取り面の設定
「両面読み取り」にしていますが、スキャンすべき文書が片面の場合、「片面読み取り」に手動で変更しています。間違えて、両面読み取りでスキャンした後であっても、AdobeAcrobatなどで、PDFファイルは加工できますから、要らないページは削除可能です。
(4) ファイル形式
当然、PDFを指定しています。また、ビジネス文書の場合、概ね10枚以内の資料が多いので、この時点でOCRまでかけてしまいたいので、「検索可能なPDFにします」はオンにしてあります。概ね1分くらいで終わります。
(5) 原稿
他の設定の場合も含め、ほぼ「サイズ自動検出」のまま固定です。
(6) ファイルサイズ
他の設定の場合も含め、ほぼ一番左側に固定しています。圧縮率が弱く、ファイルサイズが大きくなる設定です。
4.白黒書籍のPDF化
続いて、書籍の「自炊」についてです。
ほとんどのビジネス書は白黒ですから、この設定を使用します。
(1) アプリ選択
スキャンした後に自動的に立ち上がるアプリの指定です。この設定では、私は特にアプリを指定していません。確認したい方は、AdobeAcrobatやMacのデフォルトアプリであるプレビューなどを指定しておけばよいでしょう。
(2) 保存先
スキャンした文書の保存先です。私は、書籍は文書と分けているので、「書籍」というフォルダにデータを流し込んでいます。
(3) 読み取りモード
① 画質の選択
画質については、いろいろ試した結果、写真集や画集を保存するのではない限り、書類の場合と同様に「スーパーファイン」で十分だと思います。
② カラーモードの選択
一番ファイルサイズが小さくなるのは「白黒」であり、私も長らくこれを使ってきたのですが、「グレー」にしたほうがはるかにきれいで見やすいです。ファイルサイズは倍くらいになってしまうのですが(それでもカラーよりは小さい)、最近は「グレー」に固定しています。
③ 読み取り面の設定
書籍ですので、「両面読み取り」で固定しています。
(4) ファイル形式
当然、PDFを指定しています。書籍の場合、この時点で、OCRをかけると、膨大な時間がかかりますので、私は、「検索可能なPDFにします」はオフにして、ファイルができあがった後で、Adobe AcrobatでOCRをかけています。書類を処理する場合との違いです。もちろん、Acrobatをお持ちでない場合等、この場でOCRをかけることはできます。ただし、次の書籍をすぐスキャンすることはできません。ScanSnapでは、スキャンとOCRを同時にはできないようです。
(5) 原稿
他の設定の場合も含め、ほぼ「サイズ自動検出」のまま固定です。
(6) ファイルサイズ
他の設定の場合も含め、ほぼ一番左側に固定しています。圧縮率が弱く、ファイルサイズが大きくなる設定です。
5.カラー書籍のPDF化
マーケティングや歴史に関する書籍はカラー写真を含む場合が多く、資格関連書籍も2〜3色刷のものが増えています。その場合には、この設定を使います。
(1) アプリ選択
スキャンした後に自動的に立ち上がるアプリの指定です。この設定では、私は特にアプリを指定していません。確認したい方は、AdobeAcrobatやMacのデフォルトアプリであるプレビューなどを指定しておけばよいでしょう。
(2) 保存先
スキャンした文書の保存先です。私は、書籍は文書と分けているので、「書籍」というフォルダにデータを流し込んでいます。
(3) 読み取りモード
① 画質の選択
画質については、いろいろ試した結果、写真集や画集を保存するのではない限り、「スーパーファイン」で十分だと思います。
② カラーモードの選択
当然、「カラー」に固定しています。
③ 読み取り面の設定
書籍ですので、「両面読み取り」で固定しています。
(4) ファイル形式
当然、PDFを指定しています。書籍の場合、この時点で、OCRをかけると、膨大な時間がかかりますので、私は、「検索可能なPDFにします」はオフにして、ファイルができあがった後で、Adobe AcrobatでOCRをかけています。書類を処理する場合との違いです。もちろん、Acrobatをお持ちでない場合等、この場でOCRをかけることはできます。ただし、次の書籍をすぐスキャンすることはできません。ScanSnapでは、スキャンとOCRを同時にはできないようです。
(5) 原稿
他の設定の場合も含め、ほぼ「サイズ自動検出」のまま固定です。
(6) ファイルサイズ
他の設定の場合も含め、ほぼ一番左側に固定しています。圧縮率が弱く、ファイルサイズが大きくなる設定です。
6.名詞のPDF化
名刺をスキャンする場合に使います。
名詞をPDF化し、OCRをかけておけば、PCやMacで全文検索することができ、たいへん便利です。特に、Macの場合、Spotlight機能を用いて、ほぼ確実に、探している名刺を10秒以内に見つけることができます。
(1) アプリ選択
スキャンした後に自動的に立ち上がるアプリの指定です。私は、ざっと確認したいので、AdobeAcrobatを指定しています。
(2) 保存先
スキャンした文書の保存先です。私は、名刺は文書と分けているので、「名刺」というフォルダにデータを流し込んでいます。
(3) 読み取りモード
① 画質の選択
画質については、いろいろ試した結果、写真集や画集を保存するのではない限り、「スーパーファイン」で十分だと思います。
② カラーモードの選択
当然、「カラー」に固定しています。
③ 読み取り面の設定
名刺ですので、「両面読み取り」にしています。
(4) ファイル形式
当然、PDFを指定しています。また、名刺の場合、この時点でOCRまでかけてしまいたいので、「検索可能なPDFにします」はオンにしてあります。概ね1分くらいで終わります。
(5) 原稿
他の設定の場合も含め、ほぼ「サイズ自動検出」のまま固定です。
(6) ファイルサイズ
他の設定の場合も含め、ほぼ一番左側に固定しています。圧縮率が弱く、ファイルサイズが大きくなる設定です。
7.名刺のJPG化
宮脇さんに教えていただいた方式です。前述した通り、最近導入しました。「6」と併用しています。
名刺を、ScanSnapでスキャンし、JPEGとして一枚一枚ファイル化し、Evernoteに送り、Evernote上でOCRをかけておけば、PCやMacのみならず、iPhoneやAndroidでも、全文検索できて便利です。MacにおけるSpotlight機能同様に、ほぼ確実に、探している名刺を10秒以内に見つけることができます。
欠点は、しばらく、Evernoteを使っていない端末の場合、Evernoteを立ち上げると、「同期」に時間がかかってしまう点です。その場合、MacのSpotlight機能で探すほうが早いでしょう。
Evernoteという特定のサービスへの依存だけ…というのは怖いので、従来行なってきたPDF化(6)もしばらく併用します。二度手間ですが笑
(1) アプリ選択
スキャンした後に自動的に立ち上がるアプリの指定です。この場合には、Evernoteに送信しますので、Evernoteを新規アプリとして登録し、これが立ち上がるように設定しておきます。
(2) 保存先
スキャンした文書の保存先です。私は、Evernoteに送信が終われば、削除してしまうファイルなので、「名刺の写真」というフォルダを作り、一時的に、ここに流し込んでおきます。
(3) 読み取りモード
① 画質の選択
画質については、いろいろ試した結果、写真集や画集を保存するのではない限り、「スーパーファイン」で十分だと思います。
② カラーモードの選択
当然、「カラー」に固定しています。
③ 読み取り面の設定
名刺ですので、「両面読み取り」にしています。
(4) ファイル形式
当然、JPGを指定しています。JPGの場合、ScanSnap上では、OCR化はできません。「検索可能なPDFにします」のオン・オフ指定はできません。Evernoteに送って、Evernote上で、OCRをかけてもらいます(Evernoteに送りさえすれば、向こうで自動でやってくれます)。
(5) 原稿
他の設定の場合も含め、ほぼ「サイズ自動検出」のまま固定です。
(6) ファイルサイズ
他の設定の場合も含め、ほぼ一番左側に固定しています。圧縮率が弱く、ファイルサイズが大きくなる設定です。
いかがだったでしょうか。
どんな設定にすればよいか、悩まれている方は参考にしてみてください。
一度設定してしまえば、後は、都度、スキャンする「紙」の種類に応じて、設定を選ぶだけで済みます。